Ces informations aideront les Associations Membres à apprendre à utiliser la fonctionnalité de création de rapports. Cette fonctionnalité vous permet de générer des rapports sur vos membres, qui peuvent être sauvegardés pour être exécutés à tout moment ou exportés au format CSV.
Améliorations apportées aux reporting :
Nous avons apporté des améliorations significatives à l'outil qui vous permet désormais de générer des rapports contenant jusqu'à 500 000 enregistrements en une seule fois.
Pour ce faire, nous avons modifié le fonctionnement de l'outil de création de rapports : chaque rapport est désormais placé dans une "File d'Attente", où il est exécuté en arrière-plan sans affecter les performances de la plateforme.
Qu'est-ce qui a changé ?
Le principal changement concerne l'affichage des rapports. Désormais, tout rapport généré ne peut être consulté qu'en sélectionnant "Télécharger le CSV". À l'avenir, il ne sera plus possible d'afficher les rapports à l'écran, quelle que soit leur taille. Cette modification garantit une présentation uniforme et permet d'intégrer les rapports à la file d'attente afin d'optimiser les performances.
1. Accéder aux Rapports
Une fois connecté, cliquez sur l’option "Rapports".
2. Gestionnaire des Rapports
Sous l'onglet par défaut, « Personnes », sélectionnez l'une des deux options disponibles
- Bâtir un rapport
- Exécuter un rapport
"Bâtir un rapport" vous permet de créer vos propres rapports personnalisés. "Exécuter un rapport" vous permet de générer un rapport du système par défaut ou des rapports personnalisés précédemment créés.
3. Personnes Avancées (Mon Niveau)
En sélectionnant "Personnes avancées (mon niveau)", vous pouvez définir vos propres paramètres de rapport sur tout rôle de membre enregistré directement auprès de votre association membre (les arbitres, par exemple). Pour continuer, sélectionnez "Bâtir".
4. Personnes Avancées (En Dessous De Mon Niveau)
En sélectionnant "Personnes avancées (en dessous de mon niveau)", vous pouvez définir vos propres paramètres de rapport sur tout rôle de membre au sein d'une organisation en dessous de l'association membre (les clubs, par exemple). Pour continuer, sélectionnez "Bâtir".
5. Champs de Rapport
Les champs à rapporter sont divisés en 7 catégories :
- Détails Personnels
- Enregistrements
- Coordonnées
- Identifications
- Autres Champs
- Transactions
- Types De Certification
Les champs à sélectionner dépendent du type de rapport que vous essayez d'extraire.
Par exemple, si vous souhaitez savoir combien de joueuses vous avez au niveau des clubs pour la saison en cours, vous devrez sélectionner certains champs sous les rubriques "Informations personnelles" et "Enregistrements".
Si vous souhaitez également inclure le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, vous devrez alors sélectionner des champs sous la rubrique "Coordonnées".
6. Sélectionner les Champs Requis
Pour choisir les champs nécessaires pour votre rapport, cliquez sur la case à cocher située à côté de chaque nom de champ. Une fois sélectionnés, les champs apparaîtront sous "Champs Sélectionnés", à droite de la page.
Pour réorganiser les champs, cliquez sur le nom du champ sélectionné et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.
7. Recherche Spécifique (Filtre)
Pour certains champs, vous pouvez préciser plus en détail les données à inclure dans le rapport. Par exemple, en sélectionnant le sexe comme champ sélectionné, vous pouvez ensuite spécifier le genre à inclure dans le rapport en choisissant = homme ou femme.
8. Exécuter le Rapport
Une fois que vous avez sélectionné les champs parmi les options disponibles, cliquez sur "Rapport d’exécution".
9. Rapport en File d'Attente
Après avoir cliqué sur " Rapport d’exécution", l'écran suivant s'affichera.
Certains rapports ne prendront que quelques secondes pour être complétés. Cependant, pour les rapports plus volumineux, vous serez désormais en mesure de voir la progression du rapport, comme le montre la capture d'écran ci-dessous.
Une fois le rapport terminé, vous verrez maintenant l'écran ci-dessous.
Une fois le rapport téléchargé, il ne pourra plus être téléchargé à nouveau. Vous devrez exécuter le rapport une nouvelle fois.
10. Options Supplémentaires – Trier
Pour améliorer le rapport, vous pouvez choisir de le "Trier par" (par exemple, par nom de famille en ordre alphabétique ou par âge des joueurs du plus jeune au plus âgé). Pour cela, cliquez sur "Trier par" et sélectionnez l'une des options disponibles.
Veuillez-vous assurer d’avoir sélectionné le champ par lequel vous souhaitez trier le rapport, par exemple "Nom de famille".
11. Options Supplémentaires – Tri Secondaire
Une fois que vous avez choisi un mode de tri pour le rapport, vous pouvez également inclure un tri secondaire.
12. Options Supplémentaires – Regroupement
Pour améliorer la visualisation du rapport, vous pouvez choisir de le "Grouper" afin qu'il soit divisé en deux catégories dans un même rapport, par exemple par "Sexe", ce qui permettra de regrouper tous les joueurs masculins ensemble et toutes les joueuses féminines ensemble.
13. Exécuter le Rapport
Une fois les options de tri et de regroupement ont été sélectionnées (si nécessaire), cliquez sur "Rapport d’exécution".
Pour modifier les sélections du rapport, cliquez sur "Retour à Configurer".
14. Sauvegarder un Rapport
Les rapports exécutés régulièrement peuvent être sauvegarder afin de les reproduire en un simple clic.
Pour sauvegarder un rapport, sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans le rapport, assurez-vous que la sortie est réglée sur "Afficher", cliquez sur "Rapport d’exécution", puis sur "Sauvegarder le rapport".
Saisissez le nom du rapport ou remplacez un rapport existant. Cliquez sur "Sauvegarder".
15. Exécuter un Rapport Enregistré
Pour exécuter un rapport enregistré, revenez au gestionnaire des rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport". Cliquez sur "Exécuter" pour lancer le rapport.
16. Modifier un Rapport Enregistré
Pour modifier un rapport enregistré, revenez au gestionnaire des rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport".
Sélectionnez le rapport que vous souhaitez modifier et cliquez sur "Éditer". Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des champs à ce rapport et cliquer sur "Sauvegarder le rapport" pour conserver les modifications que vous avez apportées au rapport. Pour remplacer un rapport existant, sélectionnez le rapport dans la liste déroulante Remplacer le rapport existant. Pour créer un nouveau fichier, ajoutez un nouveau nom et cliquez sur "Sauvegarder".
17. Rapport Recommandé
La fonctionnalité Reporting vous permet d'établir des rapports sur les membres qui sont enregistrés dans votre association ou dans les organisations situées en dessous de l'association membre. Un rapport utile à exécuter pour voir quels membres sont enregistrés pour la saison en cours peut être réalisé de la manière suivante :
- Cliquez sur "Rapports" dans le menu
- Sous "Gestionnaire des rapports", cliquez sur "Bâtir un rapport"
- Pour "Personnes Avancées (mon niveau)", cliquez sur "Bâtir"
-
Sous "Détails Personnels", sélectionnez les champs suivants
- Numéro d'identification AM
- Prénom
- Nom de Famille
- Date de Naissance
- Sexe
-
Sous "Enregistrements", sélectionnez les champs suivants
- Role
- Niveau
- Statuts
- Période de l'Enregistrement
- Appliquez un filtre à la "Période d'Enregistrement", afin qu'elle équivaut à la saison en cours.
Cliquez sur "Rapport d’exécution" pour voir toutes les personnes qui se sont inscrites à l'organisation ou au niveau que vous avez sélectionné pendant la saison en cours.
Vous pouvez modifier le rapport pour inclure plus ou moins de champs, comme les adresses e-mail afin de pouvoir contacter vos membres actifs, ou encore filtrer par rôle si nécessaire.
18. Sous-Menu des Rapports en File d’Attente
Lorsque vous exécutez des rapports, vous pouvez continuer à effectuer d'autres tâches dans FIFA Connect, comme approuver des joueurs, pendant que le rapport s'exécute en arrière-plan.
Vous pouvez vérifier l'état de votre rapport et savoir quand il est terminé et prêt à être téléchargé en consultant le sous-menu "Rapports en file d’attente".
Seuls les rapports créés par l'utilisateur administrateur seront visibles, les rapports des autres utilisateurs ne seront pas affichés.