Ce guide, destiné aux clubs, va décrire comment utiliser la fonctionnalité de reporting. Cette fonctionnalité vous permet de générer des rapports sur vos membres, les structures de ces rapports peuvent être enregistrées pour être ré exécutées à tout moment, envoyés par courrier électronique aux administrateurs du Club ou être exportés dans Excel.


1. Accès aux rapports

Une fois connecté, cliquez sur l'option "Rapports" dans le menu de gauche


2.Gestionnaire des rapports

Sous la Tab "Gens"  choisissez entre les deux options:

  • Bâtir un rapport
  • Exécuter un rapport

"Bâtir" un rapport vous permet de créer votre propre rapports.  "Exécuter un rapport" vous permets d’exécuter un rapport crée par default ou précédemment enregistré. 



3. "Advanced People (My Level)"

En sélectionnant «Personnes avancées (Mon niveau)», vous pouvez définir vos propres paramètres pour la création du rapport sur tout  membre dans votre club. Pour continuer, sélectionnez 'Bâtir'.


4. Champs de rappport

Les champs de rapport sont séparés en 7 categories:


  • Détails personnels
  • Enregistrements
  • Coordonnées
  • Identifications
  • Autres domaines
  • Transaction
  • Types de certification


Les champs à sélectionner dépendent du type de rapport que vous tentez d'extraire.
Par exemple, si vous voulez savoir combien de joueuses vous avez le Club pour la saison en cours, vous devez sélectionner certains des champs figurant sous "Détails personnels" et "Enregistrement".
Si vous souhaitez également signaler le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, vous devez également saisir les champs figurant sous "Détails du contact".



5. Sélectionnez les champs obligatoires

Pour sélectionner les champs requis pour le rapport, cliquez sur la case à cocher située à côté de chaque nom de champ. Lorsque vous sélectionnez les champs, ils s'affichent alors sous «Champs sélectionnés» à droite de la page.
Pour réorganiser les champs, cliquez sur le nom du champ des champs sélectionnés et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.



6. Recherche spécifique (filtre)
Sur certains champs, vous pouvez spécifier plus en détail ce que vous voulez que le rapport inclue, par exemple en sélectionnant le sexe comme champ sélectionné, vous pouvez ensuite spécifier le sexe pour le rapport en sélectionnant = masculin ou féminin.




7. Exécuter le rapport
Une fois que vous avez sélectionné les champs parmi les options disponibles, cliquez sur "Exécuter le rapport". Ce rapport s'ouvrira ensuite dans une seconde fenêtre ou un nouvel onglet.


8. Options supplémentaires - Trier
Pour améliorer le rapport, vous pouvez choisir de "Trier par" le rapport (par exemple, le nom de famille alphabétique ou l'âge des joueurs les plus jeunes au plus ancien). Cela peut être fait en cliquant sur «Trier par» et en sélectionnant les options disponibles.
Veuillez vous assurer d'avoir sélectionné le champ que vous souhaitez trier par dans le rapport. par exemple. Nom de famille



9. Options supplémentaires - Tri secondaire
Une fois que vous avez sélectionné comment vous souhaitez trier le rapport, vous pouvez également inclure un tri secondaire.




10. Options supplémentaires - Regroupement
Pour améliorer l'affichage du rapport, vous pouvez choisir de «regrouper» le rapport afin qu'il se divise en deux catégories sur le même rapport. Par exemple par  «Sexe» afin que tous les joueurs soient regroupés dans une partie que les joueuses soient regroupées dans le rapport dans l'autre.



11. Exécuter le rapport
Une fois les options de tri et de regroupement sélectionnées (si nécessaire), cliquez sur "Exécuter le rapport" (Run Report). Pour modifier les sélections de rapports, cliquez sur "Retour à Configurer".


12. Options d'execution

Pour voir le rapport, le club a deux options:

  • Affichage - Apparaît à l'écran
  • Courriel - Permet d'envoyer un rapport par courrier électronique au format CSV pour l'exporter dans Excel

Pour envoyer un courriel, sélectionnez l'option de courriel et entrez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport.



13. Enregistrer un rapport
Les rapports qui seront exécutés régulièrement peuvent être enregistrés afin de les reproduire d'un simple clic.
Pour enregistrer un rapport, sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans le rapport, assurez-vous que la sortie est définie sur «Afficher», cliquez sur «Exécuter le rapport (Run Report)», puis sur «Sauvegarder le rapport».



Entrez le nom du rapport ou remplacez le rapport existant. Cliquez sur "Sauvegarder".


14. Exécuter un rapport enregistré
Pour exécuter un rapport enregistré, retournez dans le Gestionnaire de rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport". Cliquez sur "Exécuter" pour exécuter le rapport.


15. Modifier un rapport enregistré
Pour modifier un rapport enregistré, retournez dans le Gestionnaire de rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport".
Sélectionnez le rapport que vous souhaitez modifier et cliquez sur «Modifier». Vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer des champs dans ce rapport et cliquer sur «Sauvegarder le rapport» pour conserver les modifications apportées au rapport. Pour remplacer le fichier existant lors de l'enregistrement, sélectionnez le rapport dans la liste déroulante Remplacer le rapport existant. Pour créer un nouveau fichier, ajoutez un nouveau nom et cliquez sur "Sauvegarder".


16. Rapport recommandé
La fonctionnalité de création de rapports vous permet d'exécuter des rapports sur les membres inscrits à votre club. Un bon rapport à suivre pour voir quels membres ont été enregistrés pour la saison en cours serait le suivant:

Cliquez sur "Rapports" dans le menu
Pour "Advanced People (My Level)", cliquez sur "Build".
Sous "Détails de la personne", sélectionnez les champs suivants
Numéro d'identification national
Prénom
Nom de famille
Date de naissance
Le sexe
Sous "Inscriptions", sélectionnez les champs suivants
Rôle
Niveau
Statut
Période d'Enregistrement
Appliquez un filtre à la «Période d'enregistrement», correspondant à la saison en cours


Cliquez sur «Exécuter le rapport» pour voir le rapport afin de voir toutes les personnes qui se sont inscrites au club pendant la saison en cours.